Datenschutzerklärung
- Verantwortlicher
- Geltungsbereich und anwendbares Recht
- Welche Daten wir bearbeiten
- Zwecke der Datenbearbeitung
- KI-Verarbeitung und Vektorisierung
- Hosting und Auftragsverarbeiter
- Datenweitergabe an Dritte
- Aufbewahrungsfristen
- Datensicherheit
- Rechte der betroffenen Personen
- Cookies
- Änderungen dieser Erklärung
- Kontakt in Datenschutzangelegenheiten
1. Verantwortlicher
Flustrasse 33, 8302 Kloten, Schweiz
2. Geltungsbereich und anwendbares Recht
Diese Datenschutzerklärung gilt für sämtliche Datenbearbeitungen durch die Mailing Intelligence AG im Zusammenhang mit der Website aimail.ch und der SaaS-Plattform AIMI. Sie richtet sich an alle Nutzerinnen und Nutzer, Kunden und Interessenten.
AIMI richtet sich an Schweizer Unternehmen, Behörden und Privatpersonen mit Sitz oder Wohnsitz in der Schweiz. Es werden keine grenzüberschreitenden Dienstleistungen erbracht.
Grundlage der Datenbearbeitung ist das Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG, SR 235.1), in Kraft seit 1. September 2023. Das nDSG ist inhaltlich an die EU-DSGVO angeglichen und von der EU als gleichwertiger Datenschutzstandard anerkannt (Angemessenheitsbeschluss). Ein Drittlandtransfer findet nicht statt.
3. Welche Daten wir bearbeiten
3.1 Websitebesucher (ohne Login)
Beim Besuch von aimail.ch werden automatisch technische Zugriffsdaten protokolliert. Diese dienen ausschliesslich dem sicheren Betrieb der Website.
- IP-Adresse (anonymisiert nach Sitzungsende)
- Browsertyp, Betriebssystem
- Datum, Uhrzeit und aufgerufene Seiten
- Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
3.2 Kontaktformular
Bei Nutzung des Kontaktformulars werden die eingegebenen Angaben zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert.
- Name und E-Mail-Adresse
- Inhalt der Nachricht
- Datum und Uhrzeit der Übermittlung
3.3 Registrierung und Kundenkonto (mit Login)
Bei der Registrierung und laufenden Nutzung der AIMI-Plattform werden folgende Daten erhoben.
- Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensname
- Rechnungsadresse und abrechnungsrelevante Daten
- Login-Daten (E-Mail-Adresse und verschlüsseltes Passwort)
- Nutzerpräferenzen und Systemeinstellungen
- Zeitpunkt und Art der Nutzungshandlungen (Logs zur Fehlerbehebung)
3.4 E-Mail-Verarbeitung über AIMI
AIMI verarbeitet E-Mails über einen IMAP/SMTP-Zugriff auf das E-Mail-Konto des Kunden. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und ausschliesslich für den laufenden Betrieb des Dienstes verwendet.
AIMI hostet keine eigenen E-Mail-Postfächer und speichert keine vollständigen E-Mail-Postfächer. Der Inhalt von E-Mails wird lediglich zur Verarbeitung im Rahmen der KI-Analyse temporär verarbeitet und danach nicht im Klartext gespeichert.
4. Zwecke der Datenbearbeitung
- Bereitstellung, Betrieb und Weiterentwicklung der AIMI-Plattform
- Vertragsabschluss, Rechnungsstellung und Abonnementverwaltung
- Kundensupport und Beantwortung von Anfragen
- Sicherstellung der IT-Sicherheit und Fehlerbehebung
- Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
- Kommunikation über Produktänderungen und Systemaktualisierungen
5. KI-Verarbeitung und Vektorisierung
5.1 Eingesetzte KI-Modelle
AIMI verwendet ausschliesslich KI-Modelle von Infomaniak Network SA (Swiss AI), betrieben auf Servern in der Schweiz. Die Modelle nutzen Kundendaten nicht zum Training und geben keine Daten an Dritte weiter. Der Kunde kann innerhalb der verfügbaren Infomaniak-Modelle das bevorzugte Modell wählen. Alle Modelle unterliegen den gleichen Datenschutzstandards und werden ausschliesslich in der Schweiz betrieben.
5.2 Vektorisierung von E-Mail-Mustern
Auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden vektorisiert AIMI ausgewählte Inhalte aus bereitgestellten E-Mails (z.B. Antwortmuster, Formulierungen, Strukturen) zur semantischen Kontextoptimierung der KI-generierten Antwortvorschläge. Dabei gilt:
- Vektordaten dienen ausschliesslich der stilistischen und strukturellen Optimierung
- Vollständige Klartext-E-Mails sind aus Vektordaten technisch nicht rekonstruierbar
- Vektordaten werden verschlüsselt in einer kundenbezogenen Datenbank auf Schweizer Servern gespeichert
- Die Vektorisierung kann vom Kunden jederzeit deaktiviert und gelöscht werden
- Vektordaten eines Kunden werden nicht für andere Kunden verwendet
6. Hosting und Auftragsverarbeiter
Die gesamte technische Infrastruktur von AIMI wird durch einen einzigen Auftragsverarbeiter betrieben, mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen wurde.
Rue Eugène-Marziano 25, 1227 Genf, Schweiz
7. Datenweitergabe an Dritte
Personendaten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Eine Weitergabe erfolgt ausnahmsweise nur in folgenden Fällen:
- Infomaniak Network SA als Auftragsverarbeiter für Hosting und KI-Infrastruktur (ausschliesslich in der Schweiz)
- Zahlungsabwicklung: Weitergabe der für die Rechnungsstellung notwendigen Daten an den eingesetzten Zahlungsdienstleister
- Gesetzliche Verpflichtung: Wenn die Mailing Intelligence AG durch eine rechtskräftige behördliche oder gerichtliche Anordnung zur Herausgabe verpflichtet wird
8. Aufbewahrungsfristen
9. Datensicherheit
Die Mailing Intelligence AG und Infomaniak ergreifen geeignete technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten gemäss dem Stand der Technik.
- Verschlüsselte Datenübertragung (TLS/SSL)
- Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten (inkl. Zugangsdaten und Vektordaten)
- Zugriffskontrollen und rollenbasierte Berechtigungen
- Regelmässige Datensicherungen in Schweizer Rechenzentren
- ISO-27001-zertifizierte Infrastruktur von Infomaniak
- Strikte Trennung der Kundendaten (keine mandantenübergreifende Nutzung)
10. Rechte der betroffenen Personen
Gemäss nDSG stehen betroffenen Personen folgende Rechte zu. Entsprechende Anfragen richten Sie bitte über das Kontaktformular an uns. Für eine eindeutige Zuordnung kann ein Identitätsnachweis erforderlich sein.
11. Cookies
Die Website aimail.ch verwendet technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Seite erforderlich sind (z.B. Session-Management, Spracheinstellungen). Diese Cookies speichern keine personenbezogenen Daten und werden nach Sitzungsende gelöscht.
Für den eingeloggten Bereich der AIMI-Plattform werden Sitzungs-Cookies zur Authentifizierung verwendet. Diese Cookies sind zwingend erforderlich und können nicht deaktiviert werden, ohne die Funktionsfähigkeit des Dienstes zu beeinträchtigen.
Es werden keine Tracking-Cookies, Werbe-Cookies oder Cookies von Drittanbietern zu Analysezwecken eingesetzt. Nach Schweizer Recht (nDSG) ist für technisch notwendige Cookies keine gesonderte Einwilligung erforderlich.
12. Änderungen dieser Erklärung
Die Mailing Intelligence AG behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, insbesondere bei Änderungen des Dienstleistungsangebots, der technischen Infrastruktur oder der gesetzlichen Anforderungen. Die jeweils aktuelle Version ist unter aimail.ch/datenschutz abrufbar. Das Datum «Stand» am Anfang dieser Erklärung zeigt an, wann die letzte Aktualisierung erfolgte. Bestehende Kunden werden bei wesentlichen Änderungen per E-Mail informiert.
13. Kontakt in Datenschutzangelegenheiten
Für alle Fragen zum Datenschutz sowie zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an uns. Bitte vermerken Sie im Betreff «Datenschutz», damit Ihre Anfrage direkt an die zuständige Person weitergeleitet wird.
Wir antworten in der Regel innert 10 Arbeitstagen.